2009年10月11日 星期日

98年10月第一次服務員會議記錄


















































高雄市快樂童軍團9810月第一次服務員會議記錄



日期



98年10月07日(星期三)


19:00至21:00



地點



民族國小圖書室



主持人



   林志穗  伙伴



記錄



陳玉姬  伙伴



參加人員



總團:林志穗、何家傑


稚齡:莊舜榮、施秀貞


幼童:蔡淑媚、郭德泰、陳建州、蔡明穎、鄧紹蘅


童軍:陳金煙、陳玉姬、陳家弘


家長:李自強、枋俊達



會議目的



每月固定服務員會議,總團及分團事務報告、討論



會議程序



一、各團工作、財務報告


二、議題討論


(一)年底跨年晚會暨團慶活動之籌劃


(二)年度童軍三項登記及繳費事宜


(三)全國社區童軍大會報名及各項行前準備事宜


(四)績優團呈報作業事宜


(五)99年度團行事曆規劃


(六)98年9月~99年8月年度活動費收取之事項說明及各團經費分配討論


(七)98年10月份團集會各團須公布之事項說明


三、臨時動議



會議內容



一、總團及各分團本月份工作項目及財務報告(略)


二、議題討論


(一)年底跨年晚會暨團慶活動之籌劃


n       討論重點


-   年度團慶活動因風災延後辦理,團慶活動如何規劃辦理?是否與跨年合併辦理?或另行擇日舉行?


n        討論記要(結果)


-   團慶為本團重大活動,所有團員應全數參加,原規劃於9月27日(星期日)假楠梓台糖花卉廣場舉辦,惟因8月份風災影響,依本團98年08月14日服務員會議結果,團慶活動延期至12月31日與跨年晚會合併舉行。


-   因99年元旦為三天假期,團內伙伴及家庭可能利用此一假期規劃家庭聚會或旅行行程,本團若於12月31日晚上舉辦跨年及團慶活動,勢必造成許多伙伴無法參加,為避免造成團內伙伴之困擾,本年度跨年活動予以取消。


-   本團原規劃於8月份舉辦之總團露營活動亦8月份風災影響而停辦,考量下半年度未舉辦總團大型活動,故預於12月份第3週週日下午之團集會,改為兩天一夜(98年12月19日至20日)之總團露營及團慶活動。


-   活動方式採露營方式,地點為高雄縣大寮鄉忠義國小,活動內容為原8月規劃之總團露營活動內容(含技能考驗),惟晚會時間改為23週年團慶活動。


-   活動費用為新台幣600元整,由各團自行於團集會時收齊。


-   工作人員:


-      活動組(活動總負責人):郭德泰伙伴


-      行政組:施秀貞伙伴


-      事務組:蔡明穎伙伴


-   10月份團集會(10/18)時,即開始接受活動報名收費等事宜,行政組應盡速完成報名簡章…等報名準備事宜,以方便各團納入團集會行前通知項目。


 


(二)年度童軍三項登記及繳費事宜


n       討論重點


-   本次登記作業由誰負責?總團何時結束登記繳費?


-   各員費用如何繳交?


-           總團依各團登記之人數收取全額費用,各團如何收費(如活動費中支出或個人繳交登記費用)請各團自行決定。


-           團務委員費用如何收取?


-   年度若無登記之伙伴,則無法呈報年度優秀童軍。


n        討論記要(結果)


-   三項登記作業由何家傑伙伴負責統整。


-   11月團集會(11/15)時做全團個人資料校正,以利後續登記作業。


-   三項登記費用由各團收取之年度活動費中支出。


-   各團應就三項登記事宜於12月份向總團繳交登記資料及登記費用。


-   團務委員登記費用之收取方式,於10月18日團集會結束後,團務委員會議決議。


  


 (三)全國社區童軍大會報名及各項行前準備事宜


n       討論重點


-   正式報名人數。


-   是否有行前準備工作?團體攜帶物品?個人攜帶物品?團展示物品?


-   集合(解散)時間與地點?如何前往活動地點?團體共同支出項目及費用?參加人員所繳費用(活動費600元、行政費400元)是否足夠?


-   誰負責本次活動?帶隊伙伴?主要負責人是否由總團支付參加費用?活動結束後的資料整理?


n        討論記要(結果)


-   迄今報名人數為21員(服務員4員,童子軍8員,幼童軍5員,稚齡童軍1員,家長3員)。


-   由團長莊舜榮伙伴帶隊。


-   交通事項、行前準備工作、團體攜帶物品、個人攜帶物品、團展示物品、集合(解散)時間與地點、如何前往活動地點、團體共同支出項目及費用、參加人員所繳費用(活動費600元、行政費400元)是否足夠…等由莊舜榮團長負責統籌規劃,由陳金煙團長郭德泰伙伴協助安排。


-   協助活動之服務員(3員)由總團支付其參加費用。


-   活動結束後的資料整理,由莊舜榮團長另行指派服務員伙伴完成並繳交總團留存。


 


(四)績優團呈報作業事宜


n       討論重點


n        討論記要(結果)


-   呈報作業資料由陳金煙團長負責統整。


-   績優團呈報各團所需準備之資料,應於12月份服務員會議(12/2)繳交。


 


(五)99年度團行事曆規劃


n       討論重點


-   討論明年度團活動目標及方向。


-   明年度預劃大型之活動(如跨年活動、春酒聚餐、春季活動、暑期活動、團慶…等)。


-   預於10月份團集會開始前(結束後)提供總團進行研討,11月第一次服務員會議確認。


n        討論記要(結果)


-   明年度總團重大活動之規劃,於10月18日團務委員會中研擬及決議。


-   各團之行事曆應於11月份第一次服務員會議確認,經綜整呈報總團及團務委員會後,於12月份團集會時公告實施。


 


(六)98年9月~99年8月年度活動費收取之事項說明及各團經費分配討論


n       討論重點


-   預於10月份團集會收取年度活動費。


-   稚齡及幼團是否維持以家庭為單位收取年度活動費?


-   稚齡及幼團是否比照童軍團,將年度活動費收入部份上繳總團,部分保留經費自行運用?(若要保留是要依比例或定額?)


n        討論記要(結果)


-   於10月份團集會收取年度活動費(10月份團集會通知須註明)。


-   稚齡及幼童軍團維持以家庭為單位收取年度活動費,家庭活動費用繳交至稚齡團或幼童軍團,請稚齡團與幼童軍團協調確認後告知伙伴家長。


-   本年度稚齡團及幼童團比照童軍團,將年度活動費收入之1/2上繳總團,1/2經費保留自行運用(若一個家庭同時有稚齡及幼童團員則各依比例分配)。


 


(七)98年10月份團集會各團須公布之事項說明


n       討論重點


-   依本次會議結論,須納入10月份團集會行前通知項目。


n        討論記要(結果)


-   儘速完成會議紀錄並傳送至團長及服務員,俾利完成團集會行前通知作業


三、臨時動議


預於10月18日下午召開團務委員會議,請各團先行通知各團舉派之團務委員準時出席。



會議結論



詳如會議討論記要。


 



批示



 



 


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